TERMES DE REFERENCES POUR LA RELANCE DU RECRUTEMENT D’UNE MAISON NATIONALE / CABINET DE CONSULTANCE NATIONAL POUR LA CONDUITE D’UNE EVALUATION DES CAPACITES DES PARTENAIRES DE IFDC POUR LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET D’APPUI A LA GESTION RESPONSABLE DE LA FERTILITE DES SOLS (PAGRIS) ET DU PROJET DE DEVELOPPEMENT DU SECTEUR PRIVE DES SEMENCES (PSSD)

I. Introduction

 Les présents termes de références est une relance de ceux publiés en date du 13 décembre 2024 sur le site d’Inter contact Burundi. 

Présentation de IFDC

Le Centre International de Développement des Engrais (IFDC) a été créé en 1974 dans l’Etat américain de l’Alabama en tant qu’organisation publique indépendante à but non lucratif. Depuis sa création, l’organisation a joué un rôle essentiel dans la sécurité alimentaire mondiale, la réduction de la faim et de la pauvreté, la protection de l’environnement et la promotion du développement économique et de l’autosuffisance.

IFDC a commencé ses activités au Burundi en 2006, en se concentrant sur la fertilité des sols, la gestion des terres, le développement du secteur des semences, l’accès aux marchés et le développement des chaînes de valeur. A travers ses actions au Burundi (2006-2024), IFDC a permis l’augmentation de la productivité et la production agricole faisant suite à l’amélioration de la gestion des exploitations agricoles et à l’amélioration de la disponibilité et accessibilité aux intrants agricoles de bonne qualité.

VISION

« Des sols et des plantes plus sains pour un monde durable et respectueux de l’environnement »

MISSION

« Investir conjointement dans des recherches novatrices, une expertise du marché et des partenaires stratégiques des secteurs public et privé afin d’identifier et de mettre en place des solutions durables pour la nutrition des sols et des plantes qui bénéficient aux agriculteurs, aux entrepreneurs et à l’environnement. »

STRATEGIE GLOBALE DE IFDC (2020-2030)

Contexte et justification

A ce jour, IFDC met en œuvre deux projets financés par l’Ambassade des Royaumes des Pays Bas au Burundi, le Projet de Développement du Secteur Privé des Semences (PSSD II) et le Projet d’Appui à la Gestion Responsable et Intégrée des Sols (PAGRIS).

PSSD II (Juillet 2024 – Décembre 2026):  à travers cette 2^ème phase qui va durer 2.5 ans (juillet 2024 à décembre 2026) s’est donné comme objectif global d’atteindre 266 447 nouveaux ménages (dont 50 % sont des femmes et 30 % des jeunes) qui ont accès et utilisent les semences certifiées. Parmi ces derniers, 150 000 ménages améliorent progressivement le niveau de productivité de leurs exploitations et 80 000 ménages agricoles doublent la productivité et les revenus.

Ces résultats seront atteints en mettant en œuvre des activités décrites dans le cadre des résultats à travers 4 composantes ci-dessous :

• Mise à l’échelle et industrialisation du secteur privé semencier ;
• Amélioration de l’environnement favorable des affaires ;
• Amélioration de la résilience des ménages et du système de marché des semences ;
• Collaboration avec les autres projets qui opèrent dans le domaine agricole plus particulièrement celles alignés sur le maillot de la demande des semences

PAGRIS (Mars 2020 – Juin 2025) : le projet vise une gestion plus durable et plus écologique des terres (agricoles) burundaises afin d’améliorer la sécurité alimentaire et d’augmenter les revenus des ménages agricoles. A cet effet, le projet a identifié et mis en œuvre ses activités en s’attaquant aux défis de fertilité du sol à travers 4 composantes dont :

• Gestion Intégrée des Exploitations agricoles
• Gestion Intégrée des bassins-versants
• Environnement favorable – Ciblant des catalyseurs du secteur public et privés
• Projet pilote dolomie

Pour servir efficacement les communautés bénéficiaires directes de ses interventions afin d’atteindre les résultats sur haut citées, IFDC a toujours fait recours au partenariat public et privé en impliquant les organisations et institutions tant locales qu’internationales pour implémenter et mettre en œuvre les activités sur terrain. Actuellement, ces organisations sont réparties en 5 groupes ci-dessous décrites :

1° Les institutions à caractère public

2° les organisations/entreprises privées nationales et internationales de développement des innovations dans le secteur agricole :

 3° Les organisations non gouvernementales locales ou internationales pour accompagner les privés et la communauté dans l’adoption des innovations agricoles :

4° Les universités/Facultés et institutions de recherche :

Pour répondre efficacement à ses engagements d’impulser le changement et de produire un impact aux petits ménages agricoles dont il est appelé à servir, IFDC doit collaborer avec des partenaires fiables et capables à le soutenir efficacement vers l’atteinte de ces objectifs.

C’est dans ce contexte que IFDC désire recruter une maison de consultance nationale  pour la conduite (1) d’une analyse de la qualité et des modalités du partenariat entre IFDC et les organisations ci-dessus, (2) d’une analyse des risques ; ainsi qu’une (3) évaluation des capacités des partenaires de mise en œuvre des projets PSSD II et PAGRIS dans l’objectif de renforcer d’une part l’analyse individuelle des risques et l’identification des mesures de mitigation de ces derniers ; mais aussi de connaître les forces et faiblesses individuelles et d’identifier les mesures et actions nécessaires dans la sélection et la contractualisation future de ces derniers ainsi que dans leur renforcement des capacités institutionnelles.

Cette évaluation se focalisera sur les aspects suivants :

• Leadership organisationnel : le statut légal de l’organisation, sa vision et ses missions, Décrets présidentiels, Statuts, Règlement d’Ordre Intérieur, Règlement du personnel, Organes statutaires, etc.
• Cohérence de la mission et la vision de l’organisation et celle de IFDC et de ses projets.
• Dotation des structures organisationnelles et des outils ou supports de gestion tels que Organigrammes, Manuels des procédures administratives et financières, des descriptifs des profils de poste ou des cahiers de charges individuels, les grilles salariales, politique interne des perdiem, avantage additionnel au staff, etc…
• Capacité financière (présence de fonds propres pour vérifier la capacité de préfinancement de la garantie des 5% objet des contrats)
• Le niveau de collaboration avec d’autres parties prenantes et bénéficiaires directs (IFDC, producteurs semenciers, ménages pour s’assurer du niveau de satisfaction de ces derniers quant à la qualité des services ou prestations (qualité et respect des délais dans la transmission des rapports, coaching et accompagnement, etc…).

II. Objectifs et résultats attendus de l’évaluation

• Objectifs

Objectif 1 : Renforcer la politique de partenariat de IFDC au Burundi à travers une analyse la qualité et les modalités de partenariat entre IFDC et les organisations partenaires, et plus particulièrement concernant le processus de sélection, les modalités de contractualisation, la gestion des livrables, les modalités de communication, les modalités de paiement, …  L’évaluation visera également à déterminer la capacité des partenaires à soutenir la durabilité des activités et des résultats des différents projets de IFDC. Elle permettra également d’identifier les risques liés à la collaboration avec les partenaires, les dépendances financières ou la capacité de gestion des risques internes.

Objectif 2 : Evaluer les capacités des partenaires afin de connaitre leurs forces et faiblesses dans la mise en œuvre des activités contenu dans le partenariat afin de prendre une décision éclairée pour la suite du partenariat.

Objectif 3 : Analyser les risques pour chaque partenaire et formuler un plan spécifique de mitigation de ces derniers.

Objectif 4 : Identifier les opportunités pour une collaboration stratégique alignée sur les priorités sectorielles et les objectifs à long terme des projets entre les différents partenaires.

• Résultats attendus

Il est attendu à la fin de l’évaluation les résultats suivants :

• Procéder à une analyse la qualité et les modalités de partenariat entre IFDC et les organisations partenaires et élaborer une proposition de politique interne de partenariat.
• Procéder à une analyse des risques de chaque organisation partenaire et formuler un plan spécifique de mitigation pour chacun d’eux
• Les forces et faiblesses dans la mise en œuvre des activités du partenariat sont connus ;
• Analyse des documents du partenaire (statut légal, politiques, plan stratégique, manuels de procédures de gestion administrative et financière internes, Ressources Humaines, …)
• Des recommandations de relever les gaps décelés sont formulées.
• Les risques organisationnels et environnement sont identifiées
• Un plan de transfert des connaissances sera développé pour renforcer les capacités des organisations partenaires, afin qu’elles puissent internaliser les recommandations et améliorer leur efficacité.
• Une feuille de route assorti d’un plan d’action sur les stratégies de collaboration entre partenaires pour améliorer les interventions, résultats et impacts des projets est élaboré.

III. Méthodologie de l’évaluation

Sans être limitatif, l’évaluation des capacités des partenaires passera par un processus participatif et inclusif.

A ce titre, l’évaluation procédera par les étapes suivantes :

1° Entretien avec le commanditaire de l’évaluation pour comprendre les motivations derrières cette évaluation et ainsi que le type de partenariat antérieure, objet d’évaluation.

2° Elaboration de la méthodologie de l’évaluation (y compris le calendrier de l’évaluation, les outils de collecte des données/informations, l’analyse des données et le plan de rédaction du rapport)

3° Collecte des données auprès des personnes/institutions cibles

4° Analyse des données et rédaction du rapport

5° Présentation du rapport provisoire et validation du rapport définitif

IV. Les livrables

• La note de cadrage/ méthodologique de conduite de l’évaluation ;
• Politique interne de partenariat propre à IFDC ;
• Le rapport provisoire ;
• Le rapport final après prise en compte des commentaires du commanditaire de l’évaluation.
• Les bases de données apurées

V. Calendrier indicatif

La durée indicative de la mission est de 30 jours ouvrable selon le détail ci-dessous :

VI. Composition et profil des membres de la maison/cabinet de consultance national

La maison de consultance doit :

• Justifier d’une grande expérience (au moins 5 ans) dans la conduite des évaluations des compétences ou des capacités des organisations ou institutions ;
• Aligner des personnes dont le chef de mission doit :
• Avoir au moins un diplôme de niveau minimum master en économie, sciences sociales ou tout autre domaine similaire ;
• Avoir une grande expérience dans les évaluations des capacités des organisations
• Avoir une grande expérience dans la gestion des projets ;
• Avoir une expérience dans la conduite des études qualitatives et quantitatives
• Justifier d’Excellentes capacités d’analyse, de communication et de rédaction des rapports.

VII. Modalités de soumission, d’évaluation et de dépôt des offres

La maison de consultance intéressé par cet avis d’appel d’offre doit fournir un dossier comprenant les éléments suivants :

• Offre Technique:  l’offre technique doit être présentée dans un document sous format PDF comprenant les éléments suivants :
• Description de la maison/cabinet de consultance et de son expérience dans la conduite des évaluations des capacités des organisations et institutions
• Références techniques pour les évaluations similaires et soutenues par des attestations de bonne exécution ;
• Les documents d’identification de la maison de consultance (NIF, Registre de commerce).
• L’approche méthodologique de conduite de l’évaluation
• Un calendrier assorti des activités de conduite de l’évaluation
• CV détaillé(s) du ou des personne(s) alignée(s) par la maison de consultance ;
• Diplômes certifiés conformes à l’original du ou des consultant (s) alignés pour effectuer ce travail.
• Offre financière: L’offre financière doit être présentée en monnaie locale (Francs Burundais). Elle doit être détaillée le plus possible en se basant sur les activités détaillées dans le chronogramme et comprend également les impôts et taxes applicables selon la réglementation burundaise en la matière. Une offre financière qui sera présentée  dans une  monnaie autre que le BIF sera automatiquement rejetée.

• Analyse des offres

Le dépouillement des dossiers de candidature se fera par une commission nommée par le Directeur pays.

L’évaluation des propositions se déroule en deux temps.

Dans un 1^er temps, la commission nommée procédera à l’évaluation de la proposition technique. La proposition financière ne sera faite que pour les soumissions qui auront reçu la note technique de 70% sur un score total maximum de 100 points pour ce qui est de l’évaluation des propositions techniques. Ci-dessous la proposition des critères d’évaluation technique

 A la deuxième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note technique minimale de 70% lors de l’évaluation technique seront comparées.

La proposition financière la moins-disant recevra une note de 100 points soit 30% de la note globale de l’évaluation des offres. La formule à utiliser pour le calcul de la note pour les autres offres financières sera la suivante : Note financière = 100 x prix de l’offre la moins chère/Prix de l’offre considérée. Cette note sera ramenée sur 30% .

Le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse résultera d’une pondération de la qualité technique et du prix des offres selon une clé de répartition de 70% pour l’offre technique et 30% pour l’offre financière.

• Dépôt des offres

Les dossiers de candidature portant la mention « offre technique et financière pour l’évaluation des partenaires de mise en œuvre des projets PAGRIS et PSSD » sont à envoyer dans un seul fichier PDF à l’adresse électronique : ifdcburundi@ifdc.org avec une copie à gbuhanza@ifdc.org , mbeun@ifdc.org et MNibasumba@ifdc.org.

Télécharger les tdrs sur ce lien: Pages de 20-1-2025 Tdrs évaluation des partenaires (003)-1

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 07/2/2025 à 17h00, heure de Bujumbura.

Les dossiers déposés après les dates et heures indiquées ne feront pas objet d’analyse.

Préparé par :

BIZABITYO Déogratias

Expert en Suivi Evaluation

Approuvé par :

Micael     BEUN                                                                                           BUHANZA Gilbert

COP PAGRIS                                                                                             COP ai PSSD