Requête nº: req57897

Intitulé de poste: Procurement Officer

Secteur d’activité: Opérations

Type de contrat: Durée Déterminée

Taux d’occupation: Plein temps

Ouvert aux expatriés: Non

Lieu de travail: Bujumbura, Burundi

Modalités de travail:

Descriptif du poste

International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’oeuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre.

L’IRC a ouvert ses bureaux au Burundi en 1996 et s’est d’abord concentré sur les interventions vitales et la fourniture d’une assistance immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. L’IRC Burundi se concentre désormais sur les interventions post- conflit afin de soutenir la transition du pays vers une paix et une stabilité durable.

IRC Burundi a un programme post-conflit dynamique englobant la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre, la protection de l’enfance, la cohésion sociale, la protection et l’état de droit, la relance économique et le développement (ERD) ainsi que la santé environnementale. Les clients sont des populations vulnérables et marginalisées, notamment des réfugiés, des déplacés internes, des rapatriés et d’autres catégories vulnérables telles que les femmes, les enfants et les jeunes. IRC travaille avec le gouvernement burundais, des partenaires locaux et internationaux pour accroître la protection, l’autonomisation économique et la cohésion sociale de ces groupes. L’IRC a son bureau principal à Bujumbura, servant non seulement de siège mais aussi de base pour les programmes à Bujumbura Rural et la mairie de Bujumbura. Les bureaux de terrain sont implantés à Gitega, Muyinga et Ruyigi.

DESCRIPTION DU POSTE

Le/La Procurement Officer a la charge de la gestion des achats et des données du système Intégra. Il/Elle fera partie intégrante de l’équipe des Opérations et travaille sous les ordres du Supply Chain Manager. Le/La Procurement Officer est responsable de la gestion et de l’appui efficace de la Chaine des approvisionnements, tout au long du programme mis en œuvre dans le pays, en conformité avec les réglementations imposées par l’IRC et les bailleurs de fonds.

Le/La Procurement Officer :

• Collaborera et se concertera avec le service en charge des programmes et le service financier afin de garantir des systèmes opérationnels intégrés et harmonisés ;
• Sera l’interlocuteur principal de l’équipe Master Data Management pour l’entretien et l’actualisation des données du système INTEGRA ;
• Sera le référent principal pour des questions d’archivage et classement de documents de support en lien avec les achats et le système INTEGRA ;
• Collaborera avec le Supply Chain Manager afin de garantir que les mécanismes de contrôle interne fonctionnent avec un minimum de bureaucratie ;
• Fera des visites du terrain en vue de garantir l’efficacité et l’uniformité de la structure de la chaîne des approvisionnements ainsi que la mise en œuvre des politiques et des procédures opérationnelles standard de l’IRC.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Parmi les responsabilités spécifiques :

• La conformité : Veiller à ce que les politiques et procédures de la chaîne d’approvisionnement/Sécurité soient conformes aux politiques, procédures et exigences de l’IRC et des sources de financement applicables. Tous les sites et personnels agissent en conformité avec les politiques.
• Préparation et mise en œuvre des plans d’approvisionnement en collaboration étroite avec les programmes. ;
• Assurer la gestion et le suivi des données sur les achats ;
• Assurer le suivi de la mise en œuvre du Master Procurement Plan conformément aux Item Forecast des projets ;
• Produire un rapport hebdomadaire sur le Purchase Order data ;
• Procéder à la création de ticket pour la mise à jour de données dans le système Integra et en faire le suivi ;
• Appui aux équipes achat dans l’identification des fournisseurs des biens et services ;
• Appui dans le suivi des MPA et MSA et procéder aux évaluations de fournisseurs ;
• Appuyer l’Administration dans les demandes d’achat dans le système Intégra ;
• Planification et préparation des achats suivant les plans d’approvisionnement en place ;
• Accompagnement dans l’élaboration des spécifications d’approvisionnement ;
• Gestion du processus de demande de devis auprès des fournisseurs (RFQ) ;
• Gestion de processus de Demande de propositions (RFP) ;
• Participer aux réunions d’appel d’offres et aux évaluations ;
• En collaboration avec le comité d’approvisionnement, définir les objectifs de négociation dans le cadre de processus d’appel d’offres ouverts ;
• Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs ;
• Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la réalisation de vérifications de références, de visites de fournisseurs, etc ;
• De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées ;
• Préparer l’analyse des offres et autres documents d’appel d’offres pour approbation ;
• Soumission des rapports d’approvisionnement à base mensuelle ;
• Gestion des relations avec les demandeurs de biens et de services ;
• Collecte, organisation et analyse de données achats ;
• Sous les directives du comité d’approvisionnement, effectuer une analyse des coûts sur le marché ;
• Vérifier l’exactitude des documents d’approvisionnement avant d’accepter le paiement pour approbation ;
• Préparer des contrats pour les soumissionnaires recommandés ;
• Etablir la liste des prix ; Tenir à jour la liste / catalogue de prix et informer les programmes de tout changement ;
• Fournir un soutien cohérent et constant aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures Supply Chain ;
• À travers les différents outils et mécanismes en place chez IRC, identifier les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques de fraudes ;
• Assurer un classement électronique et physique des dossiers administratifs et d’achat des fournisseurs ;
• Identifier les alertes rouges de fraude et de corruption et y remédier .

Développement de programmes

• Conseiller les équipes de gestion du programme et du terrain sur les risques spécifiques au contexte concernant le marché local, la sous consommation, et contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des mesures et de plans d’atténuation ;
• Assister aux réunions de subventions/programmes pour s’assurer que les besoins en matière des achats sont budgétisés.

Gestion Resource Humaine :

• Apporter un appui technique aux staffs des sites (Muyinga et Ruyigi) ;
• Conduire des séances de revue des SOP lies aux achats ;
• Conduire des séances de formation sur les SOP liées aux achats.

Autres :

• Toutes autres responsabilités qui peuvent être confiées par les superviseurs (hiérarchique ou technique).

Caractéristiques personnelles :

• Parfaite intégrité personnelle ;
• Attention au détail ;
• Solides compétences en supervision ;
• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;
• Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes ;
• Pro actif.

Profil

• Diplôme universitaire en gestion et administration, économie, logistique ou dans une discipline connexe ;
• Avoir au minimum 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire, idéalement dans le secteur de la coopération ou de l’aide humanitaire ;
• Expérience préalable du travail avec des bailleurs de fonds tels que l’UE, l’ECHO, l’UNHCR, le DFID, et connaissance des directives spécifiques imposées par les bailleurs de fonds ;
• Expérience sur le terrain de la gestion des opérations d’une grande chaîne d’approvisionnement multi-sites ;
• Connaissance approfondie et compréhension des procédures pratiques de la chaîne d’approvisionnement et maintien des canaux d’approvisionnement dans les régions où l’infrastructure est faible ;
• Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et communicationnelles ;
• Excellentes compétences informatiques, entre autres en traitement de texte et avec les tableurs et bases de données ;
• Expérience de travail avec des systèmes ERP ;
• Excellente maitrise verbale du Français ;
• Excellentes capacités rédactionnelles en Français ;
• Bonnes aptitudes d’expression verbale et écrite en anglais ;
• Qualités de leadership et volonté de faire preuve d’initiative et de flexibilité ;
• Volonté de participer et de contribuer en tant que membre d’une équipe, dans des conditions de travail et de vie difficiles ;
• Flexible aux conditions changeantes.

Environnement de travail 

• Le poste sera basé dans la Province de Bujumbura.

Télécharger les TDRs sur ce lien: TDRs au poste de Procurement Officer

Normes de conduite professionnelle : IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Normes de conduite professionnelle.  Ces valeurs sont l’intégrité, le service, la redevabilité et l’égalité.  En accord avec ces valeurs, IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l’intégrité fiscale ainsi que la lutte contre les représailles.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

Egalité des chances pour les employeurs : IRC est un employeur soucieux de l’égalité des chances. IRC évalue tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du genre, de la couleur, de la nationalité, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, du statut d’ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par le droit applicable.

IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles. 

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Coordinateur P&C, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement électroniquement.

Clicker sur ce lien pour postuler : https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/57897?c=rescue&sq=req57897

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 28 Avril 2025 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.