Titre :Conseiller Logistique

Superviseur : Office Manager

Lieu :Gitega, Burundi

Niveau:7

À propos de TechnoServe :

Tout le monde mérite la possibilité de construire un meilleur avenir. Cette simple idée est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l’exploitation du pouvoir du secteur privé pour créer des voies durables pour sortir de la pauvreté.

Les communautés à faible revenu dans lesquelles nous travaillons regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations et entreprises sont la clé du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d’alphabétisation, manque d’accès aux emplois et aux marchés, dynamique politique imprévisible et, de plus en plus, les effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants… lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s’améliorent, elles peuvent accéder aux soins de santé et à l’éducation qui leur étaient auparavant hors de portée. Des communautés et même des pays entiers s’en sortent mieux.

À propos du projet :

TechnoServe met actuellement en œuvre au Burundi un projet de développement du secteur du café de 5 ans et financé par l’USDA. L’Initiative Burundi Better Coffee (BBCI) vise à renforcer la compétitivité du secteur du café burundais en améliorant la production à la ferme, la transformation locale, la commercialisation et l’écosystème de soutien. Une grande équipe qui gère et exécute les opérations de projet sur le terrain des différentes composantes du programme est active dans la zone du projet. L’inclusion des femmes et des jeunes dans toutes les composantes et activités du projet est pertinente.

Description du poste

Le Conseiller Logistique motivé et méthodique pour jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement de nos programmes sur le terrain au Burundi. Ce poste requiert une solide compréhension de la logistique, de l’administration et des achats dans le contexte des ONG, avec un accent particulier sur le soutien aux activités de terrain. Le Conseiller Logistique travaillera sous la supervision du responsable Administratif de TNS (Office Manager) basé à Bujumbura, en prenant en charge des domaines logistiques spécifiques et en contribuant à un environnement opérationnel organisé et efficace qui permette aux équipes de programme d’exceller.

Rôles et responsabilités clés :

Soutien aux opérations terrain:

• Gérer l’implantation et l’évolution des bureaux terrain : En collaboration avec le Responsable Administratif (Office Manager), le Conseiller Logistique prend en charge l’ensemble du processus d’implantation des bureaux terrain, de la définition des besoins (en concertation avec les équipes) à la mise en place opérationnelle, en passant par les éventuels déménagements ou fermetures. Cela inclut la recherche de nouveaux locaux, la négociation des baux, l’aménagement des espaces de travail pour favoriser une bonne dynamique d’équipe et un environnement de travail agréable et productif, et la coordination de l’achat et de la livraison d’équipements et de fournitures. Le conseiller logistique veillera à ce que les bureaux soient équipés de manière ergonomique et fonctionnelle, en tenant compte des besoins des équipes et en intégrant des éléments esthétiques et de confort pour améliorer le bien-être au travail.
• Améliorer les procédures des bureaux terrain: Travailler avec le Responsable Administratif (Office Manager) pour standardiser les processus logistiques et administratifs dans tous les bureaux terrain, en garantissant la cohérence et l’efficacité. Proposer des améliorations aux procédures existantes pour optimiser les opérations.
• Effectuer des visites régulières sur le terrain: Se rendre dans les bureaux terrain pour surveiller les opérations, identifier les défis et fournir un soutien sur place aux équipes terrain. Identifier les opportunités d’amélioration des processus et proposer des solutions innovantes.
• Faciliter la communication: Maintenir des canaux de communication ouverts entre les bureaux terrain et le siège, en veillant à ce que les demandes soient traitées en temps opportun et que les activités soient coordonnées efficacement.

Gestion du parc automobile et du carburant:

• Mettre en œuvre les procédures de gestion du parc automobile: Travailler en étroite collaboration avec le Responsable Administratif (Office Manager) pour assurer la mise en œuvre efficace du système de gestion du parc automobile, y compris l’attribution des véhicules, la planification de l’entretien et le suivi de la consommation de carburant. Cela peut impliquer l’utilisation d’un logiciel ou d’outils de gestion de flotte. Analyser les données de consommation de carburant et proposer des mesures d’optimisation.
• Coordonner l’entretien des véhicules: Planifier l’entretien régulier des véhicules, gérer les relations avec les mécaniciens et s’assurer que les réparations sont effectuées en temps opportun afin de minimiser les temps d’arrêt des véhicules. Rechercher des solutions pour réduire les coûts d’entretien et améliorer la fiabilité du parc automobile.
• Gérer les ressources en carburant: Superviser la gestion quotidienne du stockage de carburant à Gitega, en veillant à la tenue de registres précis, à la sécurité du stockage et à la distribution efficace du carburant aux bureaux terrain.
• Surveiller la performance des chauffeurs: S’assurer que les chauffeurs respectent les règles de sécurité, les politiques d’utilisation des véhicules et tiennent des journaux de bord précis.

Gestion des actifs et soutien informatique:

• Piloter la gestion des actifs pour les bureaux terrain: Prendre en charge la gestion des actifs pour les bureaux terrain, en maintenant des registres précis de tous les actifs et des stocks, en veillant à leur stockage, à leur entretien et à leur élimination appropriés. Mettre en place et améliorer les systèmes de suivi des actifs.
• Soutenir les activités d’achat: Assister le Responsable Administratif (Office Manager) dans l’achat de matériel et d’équipement pour les programmes, en suivant les directives de l’organisation et des bailleurs de fonds en matière d’achat. Cela peut inclure la collecte de devis, la préparation de comparaisons d’offres et le suivi des commandes. Identifier les opportunités d’amélioration du processus d’achat et proposer des solutions pour optimiser les coûts et l’efficacité.
• Fournir une assistance technique de base: Offrir aux équipes terrain des conseils et une formation sur le fonctionnement et le dépannage de base des équipements liés aux programmes, notamment la distribution et le support des téléphones et ordinateurs portables.

Intégration et soutien des équipes:

• Soutenir l’intégration des nouveaux membres de l’équipe: Jouer un rôle clé dans l’intégration des nouveaux membres de l’équipe, en veillant à ce qu’ils comprennent les procédures et les approches logistiques, en leur fournissant les équipements nécessaires (téléphones, ordinateurs portables) et en répondant à leurs questions.
• Soutenir les membres de l’équipe existants: Fournir un soutien continu aux membres de l’équipe existants en matière de logistique, d’administration et de procédures.

Sécurité et sûreté:

• Soutenir la mise en œuvre des protocoles de sécurité: Assister le Responsable Administratif (Office Manager) dans la mise en œuvre des protocoles de sécurité pour les bureaux terrain et les opérations, en veillant à la sécurité du personnel, des biens et des activités des programmes.

Qualifications:

• Formation: Licence en approvisionnement/logistique, administration ou dans un domaine connexe.
• Expérience: Licence + 3 ans d’expérience, Master + 1 an d’expérience en logistique, administration et/ou achats, de préférence dans le secteur des ONG.
• Compétences et aptitudes:
  • Solide compréhension des procédures logistiques, d’achat et administratives.
  • Expérience dans la gestion de flottes de véhicules et des opérations de carburant.
  • Bonnes compétences organisationnelles, de planification et de résolution de problèmes.
  • Solides compétences interpersonnelles et de communication.
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office.
  • Adhésion aux valeurs et à la mission de TechnoServe.

Divers

• Apporter un soutien proactif aux différents départements : Identifier les besoins et proposer des solutions d’assistance administrative et de gestion de projets.
• Améliorer les processus et les procédures : Identifier les axes d’amélioration et proposer des solutions pour optimiser l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise.
• Contribuer à la satisfaction des collaborateurs : Être à l’écoute des besoins des collaborateurs et proposer des solutions pour améliorer leur quotidien et leur environnement de travail

Facteurs de succès :

• Intégrité et honnêteté : Jouit d’une grande confiance ; est perçu comme une personne directe et véridique ; présente des informations véridiques de manière appropriée et utile ; garde des confidences ; admet ses erreurs ; ne se présente pas de manière inexacte à des fins personnelles ;
• Intelligence émotionnelle : empathique, comprend les attitudes, les intérêts, les besoins des autres ; prédit le comportement des autres. Conscient de soi et empêche ses propres émotions d’interférer avec le travail. Comprend à la fois les forces et les limites des autres ;
• Produits livrables axés sur les résultats et de haute qualité : Reste concentré sur les efforts nécessaires pour obtenir des résultats de qualité conformes aux objectifs programmatiques ou ministériels. Démontre la capacité d’obtenir des résultats efficaces ; travaille avec persévérance pour surmonter les obstacles à la réalisation des objectifs. Accomplit des tâches en tenant compte de tous les domaines concernés, aussi petits soient-ils ; se préoccupe de tous les aspects du travail ; Vérification précise des processus et des tâches ;
• Diversité/inclusivité : Démontre une compréhension et une appréciation de la diversité et appuie les efforts de diversité. Interagit efficacement de manière inclusive avec des personnes de toutes races, cultures, ethnies, origines, religions, âges et sexes.
• Encadrement et rétroaction : Reconnaît et accepte les forces des autres. Fournit des conseils et de la rétroaction en temps opportun pour aider les autres à acquérir des connaissances et des compétences pour accomplir des tâches ou résoudre des problèmes
• Planification et planification des ressources : La capacité d’estimer, de justifier et de gérer les niveaux de financement appropriés pour soutenir l’atteinte des objectifs. Planifie, programme, priorise et contrôle efficacement les activités ; identifie, intègre et orchestre les ressources (personnes, matériel, information, budget et/ou temps) pour atteindre les objectifs visant à améliorer le rendement global de l’organisation

Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d’améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler. Avec notre engagement envers la diversité, nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et l’action positive et ne discriminons pas sur la base du sexe, de la race, de la couleur, de l’origine ethnique, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’âge, du statut sérologique, statut d’ancien combattant protégé, invalidité et toutes les autres classes protégées.

Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l’exploitation et à examiner minutieusement tous les candidats finaux grâce à des vérifications rigoureuses des antécédents et des références.

Si vous avez un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les ressources humaines à l’adresse recrutement@tns.org ou appeler le +257 62 406 406/+257 68 406 406.

NOTE:

• Seuls les candidats sélectionnés seront invités à passer les tests de recrutement.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour le poste.

Utiliser ce lien pour postuler:https://recruiting.ultipro.com/TEC1006TESER/JobBoard/817b593e-69ab-4cba-b403-869d36c4b229/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=dfeef420-6dc9-4a90-b849-ff4d01382398