Secteur :                      Organisation sans but lucratif / international

Employeur :                One Acre Fund- TUBURA

Département :            Bizops

Titre du Poste:            Chargé de la Coordination des Districts

Postes à pourvoir:       2

Lieu de Travail :            Les Provinces de Gitega et Muyinga

Type de contrat :        Contrat à durée indéterminée, avec 6 mois d’essais

Date de Début :          Dès que possible

 Description de l’organisation

One Acre Fund – TUBURA est une ONGE agricole qui travaille dans différents pays de l’Afrique de l’Est pour appuyer les agriculteurs ayant de petites superficies de terre. Nous offrons à chacun de nos membres un ensemble de services comme la livraison en proximité des intrants agricoles à crédits et les formations avec l’objectif d’augmenter les récoltes et les revenus. Établis au Burundi en 2012, nous sommes une organisation en croissance rapide, qui compte maintenant plus de 1000 employés au niveau du pays.

Avec la saisons 24B, servons plus de 291 000 ménages de cultivateurs répartis dans 38 communes et 615 collines dans les 8 provinces de notre zone d’action à savoir Gitega, Mwaro, Muramvya, Ngozi, Kayanza, Muyinga, Ruyigi et Karusi. Avec la saison 25A qui commence au mois de Septembre 2024, nous planifions de servir plus de 350000 cultivateurs dans 800 collines dont 100 coopératives collinaires. Et d’ici 2030, nous prévoyons de servir 1 000 000 de cultivateurs dans plus de 1 900 collines. Pour plus d’informations visitez notre site : http://www.oneacrefund.org

Description du poste

Le Chef comptable régional joue un rôle de premier plan au sein de l’équipe chargée des opérations commerciales. En tant que responsable des comptables de sa région, il veille au bon déroulement de toutes les activités des opérations commerciales dans sa région.

Le Chef comptable régional inculque les valeurs de Tubura à ses assistants et aux autres membres de l’équipe Business Operations et veille à ce que nos clients bénéficient d’un service de première qualité avec Tubura.

Responsabilités

Organisation du travail de l’équipe de collecte des données

• Contrôler et analyser les entrées de remboursement des clients (paiement en espèces ou électronique « Mobile Money ») et les corrections correspondantes dans le logiciel Roster/CLIF pour leur région spécifique.
• Contrôler la saisie des données relatives aux commandes et aux contrats de distribution pour leur région.
• Répondre aux questions des membres de l’équipe lorsqu’ils ont un problème avec leur travail ou d’autres préoccupations, qu’ils soient au bureau ou sur le terrain.
• Veiller à ce que les données du système (Roster/CLIF) (RvR, Season Client, Site Revenue) pour sa région soient propres et analysées régulièrement pour permettre une utilisation correcte par les autres départements.
• Encourager l’équipe à être responsable dans son travail sans supervision de la part du manager.
• Gérer la préparation et la formation des nouveaux employés des opérations commerciales (assistants du chef comptable régional, comptables, nouveaux comptables et personnel temporaire).
• Effectuer les commandes nécessaires pour le département (machines, livres de factures, etc.).
• Participer au processus de recrutement de nouveaux employés pour le département, du début à la fin.
• Suivre les dépenses du personnel (transport, indemnités journalières, hébergement, repas et autres).
• Contrôler les performances du personnel
• Effectuer des visites sur le terrain lorsque cela s’avère nécessaire ou une fois par trimestre.
• Assigner des buts et des objectifs à l’équipe.
• Contrôler, apprécier et évaluer les performances de l’équipe régulièrement, à la fin de chaque semestre et de chaque année.
• Servir d’intermédiaire entre l’équipe régionale et le spécialiste principal.
• Trouver des améliorations dans la gestion de l’équipe, telles que les comités et le nouveau processus de collecte lors des réunions au niveau du district.
• Suivre et veiller à ce que votre équipe prenne ses congés annuels conformément au règlement interne de l’organisation (Mis à jour dans Successfactors).
• Suivi du retour des produits bénéficiant d’une garantie de réparation ou de remplacement (téléphones, produits solaires, etc.).
• S’assurer que les paquets sur le site d’exploitation (Roster/CLIF) sont conformes aux contrats de commandes physiques pour faciliter la saisie.
• Mettre à jour les outils de travail de l’équipe
• Superviser le processus de demande de paiement pour le personnel et les fournisseurs.
• Développer des trackers de performance (remboursements, bordereaux, contrats d’enrôlement et de distribution) pour l’équipe régionale et faire le suivi pour s’assurer que les trackers sont respectés et mis à jour.

Responsabilité de l’équipe

• Veiller à ce que toutes les échéances de remboursement soient respectées.
• Déléguer aux assistants des chefs d’entreprise régionaux la gestion complète de chacun des districts qui leur sont attribués, la gestion des comptables et des agents de saisie (y compris leurs évaluations), la préparation du matériel et la planification hebdomadaire.
• Assurer la liaison avec l’équipe chargée des enquêtes sur les cas et des audits et veiller à ce que les équipes régionales modifient les entrées conformément aux fiches d’audit ou aux fiches de réclamation des clients si les contrats sont bloqués.
• Contrôler les corrections de revenu effectuées par les équipes régionales dans Roster/CLIF sur la base des bordeaux physiques lorsque le revenu est bloqué.
• Contrôler les remboursements d’abandon.
• Examiner et approuver l’annulation des crédits pour les clients décédés.
• Assurer le suivi, avec les responsables financiers, des problèmes liés au paiement du personnel des opérations commerciales dans les régions qui leur sont assignées.
• Contrôler l’utilisation des actifs de l’ONG (machines et leurs accessoires, etc.).
• Améliorer les compétences de votre équipe en matière de préparation de rapports, sur Microsoft Suit, Google Suit et Roster/CLIF.
• Responsabilités accrues pour tous les membres de l’équipe.

Coordination avec d’autres départements

• Informer et communiquer avec les autres départements sur l’état des données dans Roster/CLIF lorsque nous sommes sûrs que toutes les vérifications nécessaires ont été effectuées.
• Préparer des notes à temps et participer aux différentes réunions organisées soit par Tubura en général (réunion des responsables, réunion stratégique trimestrielle), soit par le chef de département.
• Communiquer avec la technologie en cas de problèmes de machine, de connexion et autres.
• Aider les autres départements, par exemple Corporate Ops, pour l’achat de petit matériel, le suivi des stocks, le suivi de l’entretien des bureaux, la réparation des petites pannes du matériel de bureau.
• Créer et envoyer des doléances à l’équipe globale et fournir des détails sur les problèmes techniques rencontrés.
• Répondre aux questions et aux doléances du centre d’appel

Leadership

• Contribuer au développement de son équipe
• Motiver et encourager l’équipe à atteindre les objectifs.
• Être un modèle pour les valeurs de Tubura et le dévouement envers nos producteurs.
• Être transparent et précis avec le spécialiste principal et l’équipe dans la communication et la prise de décision.

Croissance et développement de carrière

One Acre Fund investit dans le développement des compétences en management et en leadership. Votre manager et une équipe globale d’appui consacrent beaucoup de temps à votre perfectionnement professionnel. Nous donnons en permanence des feedbacks concrets via le mentorat et des revues de carrière régulières sous forme de conseils en management. Nous organisons également des réunions individuelles régulières, au cours desquelles nous écoutons et discutons au sujet des objectifs de carrière, et travaillons en collaboration en vue de créer des rôles réellement passionnants. En raison de notre croissance rapide, nous avons constamment de nouveaux rôles de haut niveau qui s’ouvrent et plein d’opportunités dans différentes fonctions.

Dépôt de candidature

Le dossier doit etre soumis vers ce lien: https://grnh.se/b77995c21us et doit comprendre :

• Un curriculum vitae actualisé et détaillé mettant en évidence les compétences requises ci-dessus,
• Une lettre de motivation adressée à Mme la Chef de la division en charge du personnel de One Acre Fund.
• Une copie du diplôme certifiée conforme à l’originale ou attestation tenant lieu de diplôme
• Les attestations de service rendus

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 31/10/2024 à minuit.

** TUBURA est une organisation dirigée par la performance et qui respecte le Code du Travail burundais en matière d’âge dans le recrutement.  Nous ne tolérons la corruption d’aucune sorte. **