Description de Poste : Assistant(e) de Bureau

Intitulé du Poste : Assistant(e) de Bureau
Département : Administration
Rend Compte à : Responsable de Bureau
Lieu : Bujumbura
Niveau : 5

À propos de TechnoServe :

Tout le monde mérite la possibilité de construire un meilleur avenir. Cette simple idée est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l’exploitation du pouvoir du secteur privé pour créer des voies durables pour sortir de la pauvreté.

Les communautés à faible revenu dans lesquelles nous travaillons ne regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations et entreprises sont la clé du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d’alphabétisation, manque d’accès aux emplois et aux marchés, dynamique politique imprévisible et, de plus en plus, les effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants… lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s’améliorent, elles peuvent accéder aux soins de santé et à l’éducation qui leur étaient auparavant hors de portée. Des communautés et même des pays entiers s’en sortent mieux.

À propos du projet :

TechnoServe met actuellement en œuvre au Burundi un projet de développement du secteur du café de 5 ans et financé par l’USDA. L’Initiative Burundi Better Coffee (BBCI) vise à renforcer la compétitivité du secteur du café burundais en améliorant la production à la ferme, la transformation locale, la commercialisation et l’écosystème de soutien. Une grande équipe qui gère et exécute les opérations de projet sur le terrain des différentes composantes du programme est active dans la zone du projet. L’inclusion des femmes et des jeunes dans toutes les composantes et activités du projet est pertinente.  

Résumé du Poste :
L’Assistant(e) de Bureau est chargé(e) d’assurer la bonne gestion quotidienne du bureau, de soutenir les tâches administratives et de coordonner les activités logistiques. Ce poste vise à garantir une organisation fluide et efficace des opérations de bureau.

Principales Missions :

1. Administration

• Accueillir les visiteurs et fournir les informations nécessaires ou les diriger vers le bon interlocuteur.
• Organiser et planifier les réunions, rendez-vous et événements internes (réservation de salles, préparation des agendas)
• Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs (rapports, comptes-rendus, courriers, etc.)
• Mettre à jour et gérer les fichiers, archives papier et numériques de manière organisée
• Assurer la gestion du planning et de l’agenda des responsables ou de l’équipe.
• Assurer la gestion des déplacements professionnels (réservations de transport, hôtels, etc.).

1. Gestion des Bureaux

• Maintenir l’ordre et l’organisation des espaces de travail (bureaux, salles de réunion, zones communes).
• Suivre et gérer les stocks de fournitures de bureau, passer les commandes et assurer les livraisons.
• Gérer les équipements de bureau (ordinateurs, imprimantes, etc.) et organiser les réparations ou le remplacement si nécessaire.
• Assurer la propreté et le bon état des locaux en collaborant avec les prestataires de nettoyage.
• Gérer la réception des courriers, colis et autres livraisons et les distribuer aux services concernés.

1. Logistique et Gestion de la Flotte Automobile

• Organiser et gérer les déplacements professionnels : réservation des moyens de transport (location des véhicules, taxis, etc.), organisation de l’hébergement, et coordination des itinéraires.
• Superviser la gestion de la flotte automobile de l’entreprise : planification des entretiens réguliers, gestion des réparations, suivi des cartes de carburant et de péage.
• Veiller à la bonne gestion des véhicules (disponibilité, bon état général, respect des normes de sécurité) et à l’affectation des véhicules aux collaborateurs.
• Tenir à jour les documents nécessaires pour la flotte automobile (assurances, immatriculations, carnets de bord).
• Gérer les demandes de location de véhicules ou les solutions alternatives (transport public, services de location, etc.) pour les besoins ponctuels des équipes.

1. Divers

• Apporter un soutien administratif ponctuel à d’autres départements en fonction des besoins (gestion de projets, assistance dans des tâches spécifiques, etc.).
• Gérer d’autres tâches variées telles que la mise à jour de la documentation interne, la gestion des demandes des collaborateurs ou la participation à des initiatives d’amélioration de la qualité du service au sein de l’Organisation.

Compétences et Qualités Requises :

• Expérience préalable en tant qu’Assistant(e) de Bureau ou dans un rôle administratif similaire.
• Capacité à gérer plusieurs tâches de manière autonome et à respecter des délais stricts.
• Sens de l’initiative, rigueur, flexibilité et bonne gestion du stress.
• Excellentes capacités organisationnelles et souci du détail.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, Google Workspace, etc.).
• Connaissance des systèmes de gestion de documents et des processus administratifs.
• Le permis de conduire et/ou des déplacements peuvent être nécessaires selon les besoins logistiques.

Expérience :

• Diplôme de niveau Bac en administration, Logistique, Approvisionnement ou équivalent souhaité.
• Expérience préalable d’au moins 1 à 2 ans dans un rôle administratif ou de gestion de bureau.

Conditions de Travail :

• Poste basé dans un environnement de bureau avec des interactions régulières avec différents services et collaborateurs.
• Flexibilité selon les besoins (éventuels déplacements ou horaires variables pour certaines missions).

Facteurs de succès :

• Intégrité et honnêteté : Jouit d’une grande confiance ; est perçu comme une personne directe et véridique ; présente des informations véridiques de manière appropriée et utile ; garde des confidences ; admet ses erreurs ; ne se présente pas de manière inexacte à des fins personnelles ;
• Intelligence émotionnelle : empathique, comprend les attitudes, les intérêts, les besoins des autres ; prédit le comportement des autres. Conscient de soi et empêche ses propres émotions d’interférer avec le travail. Comprend à la fois les forces et les limites des autres ;
• Produits livrables axés sur les résultats et de haute qualité : Reste concentré sur les efforts nécessaires pour obtenir des résultats de qualité conformes aux objectifs programmatiques ou ministériels. Démontre la capacité d’obtenir des résultats efficaces ; travaille avec persévérance pour surmonter les obstacles à la réalisation des objectifs. Accomplit des tâches en tenant compte de tous les domaines concernés, aussi petits soient-ils ; se préoccupe de tous les aspects du travail ; Vérification précise des processus et des tâches ;
• Diversité/inclusivité : Démontre une compréhension et une appréciation de la diversité et appuie les efforts de diversité. Interagit efficacement de manière inclusive avec des personnes de toutes races, cultures, ethnies, origines, religions, âges et sexes.
• Encadrement et rétroaction : Reconnaît et accepte les forces des autres. Fournit des conseils et de la rétroaction en temps opportun pour aider les autres à acquérir des connaissances et des compétences pour accomplir des tâches ou résoudre des problèmes
• Planification et planification des ressources : La capacité d’estimer, de justifier et de gérer les niveaux de financement appropriés pour soutenir l’atteinte des objectifs. Planifie, programme, priorise et contrôle efficacement les activités ; identifie, intègre et orchestre les ressources (personnes, matériel, information, budget et/ou temps) pour atteindre les objectifs visant à améliorer le rendement global de l’organisation

Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d’améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler. Avec notre engagement envers la diversité, nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et l’action positive et ne discriminons pas sur la base du sexe, de la race, de la couleur, de l’origine ethnique, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’âge, du statut sérologique, statut d’ancien combattant protégé, invalidité et toutes les autres classes protégées.

Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l’exploitation et à examiner minutieusement tous les candidats finaux grâce à des vérifications rigoureuses des antécédents et des références.

Si vous avez un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les ressources humaines à l’adresse recrutement@tns.org ou appeler le +257 62 406 406/+257 68 406 406.

NOTE:

• Seuls les candidats sélectionnés seront invités à passer les tests de recrutement.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour le poste.

Utiliser ce lien pour postuler:https://recruiting.ultipro.com/TEC1006TESER/JobBoard/817b593e-69ab-4cba-b403-869d36c4b229/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=81c2882a-b21d-4529-8f8c-08d98f01e726