TERMES DE REFERENCES DE LA FORMATION EN PASSATION ET GESTION DES MARCHES PUBLICS

 I. CONTEXTE ET JUSTICATION DE LA FORMATION

 La mise en place, le maintien et l’amélioration des systèmes de passation des marchés sont la lourde responsabilité des gestionnaires des différentes institutions. Dans les temps modernes, la passation et la gestion des marchés est un moteur de croissance économique et de développement car elle stimule la bonne gestion avec gouvernance dans le cadre des acquisitions des biens et des services dont une institution a besoin pour la réalisation de ses missions.

La réforme du système de passation et de gestion des marchés est un facteur crucial de la bonne gouvernance. Des systèmes de passation et de gestion des marchés qui fonctionnent bien, qui sont compétitifs, transparents et équitables font les fournisseurs et entrepreneurs en les encourageant à participer aux opportunités de passation des marchés, et optimisent les ressources et des contribuables qui les soutiennent dans une institution.

La Philosophie de la Formation en matière de passation et de gestion des marchés    préconise une approche de lever des défis et problèmes relatifs à la Passation et gestion des Marchés. Cette vision est basée sur la conviction que le développement de systèmes ouverts, compétitifs et transparents de Passation des Marchés dépend du développement technique et professionnel d’un personnel cadre dévoué de la Passation et la gestion des Marchés.

La formation par des experts en matière de passation et de gestion des marchés du   personnel surtout les personnes chargées des acquisitions par des experts en matière de passation et de gestion des marchés est essentielle et indéniable. Ces` derniers seront encouragés à mettre en avant leur expérience et connaissance de la passation des marchés dans leur milieu de travail respectifs, lors des discussions relatives aux pratiques et politiques de passation des marchés.

Partager les expériences entre eux et avec le formateur permettra de fournir le fondement nécessaire pour le développement de l’expertise technique et l’engagement grandissant en faveur de l’importance de la formation de la passation des marchés. Un temps spécifique sera attribué à ces discussions lors de la présentation de chaque module d’enseignement, y compris les discussions de l’étude de cas.

II. Objectif de la formation

L’objectif de la formation est de renforcer les capacités non seulement du personnel pouvant intervenir à quelque titre que ce soit dans la chaine de passation des marchés au sein de l’institution notamment ceux de l’administration logistique, des conseillers techniques, de l’inspection de contrôle etc…. Cette formation est donc une occasion de constituer un fichier du personnel formé en matière des marchés qui facilitera annuellement la mise en place des personnes bien outillées en la matière.

III. Résultats attendus de la formation

 Au terme de la formation, les participants devraient être capables de déceler ce qu’il faut faire mais aussi ce qu’il faut éviter en fonction des modules ou étapes de passation et de gestion des marchés.

• Contenu de la formation

 Module 1: Le  étapes de   la Passation et de la gestion  des Marchés

 Au terme de cette session, les participants devraient être capables de:

• Définir connaitre les enjeux de la planification de la passation des marchés;
• Identifier les besoins de passation des marchés;
• Clarifier la responsabilité de la planification de la passation des marchés;
• Intégrer les concepts et procédures de planification et de budgétisation;
• Comprendre la planification de la passation des marchés en tant que procédure; et
• Utiliser des formats qui sont dans le guide pour préparer les plans de passation des marchés.

 Module 2 : Choix des Méthodes de Passation des Marchés

.Au terme de la session les participants seront sensibilisés à l’importance du choix de la méthode de passation des marchés.

• Essayer de trouver la méthode la plus compétitive de passation des marchés selon les circonstances
• Garder de bons registres; documenter la base de la méthode de passation des marchés choisie
• éviter de Diviser le marché pour justifier une exception de petite valeur à la concurrence
• éviter de Recourir à la passation des marchés par entente directe pour éviter la concurrence ou favoriser un soumissionnaire particulier

SESSION   3: Préparation des Documents d’Appels d’Offres

 Au terme de la session les participants devraient être capables de :

• Distinguer entre Appel d’offres et sollicitation ;
• Identifier les types de dossiers d’appels d’offres/de sollicitation ;
• Comprendre les contenus des dossiers d’appels d’offres ;
• Préparer les dossiers d’appels d’offres ; et
• Appeler à soumissionner.

L’exercice d’auto évaluation améliorera les compétences des participants dans ce domaine.

• Utiliser les dossiers types d’appel d’offres à chaque fois que ceci est possible, adaptés aux circonstances particulières du marché en question ;
• S’assurer que l’ampleur des travaux, les termes de référence et critères d’évaluation sont clairement présentés ; et
• Fournir aux soumissionnaires le temps suffisant pour répondre à l’invitation à soumissionner.
• éviter de Ne pas décrire des termes et références relatifs à l’éligibilité et la qualification des soumissionnaires.

SESSION  4 : Evaluation des Offres

Au terme de la session les participants devraient être capables de

• Préparer des dossiers d’appel d’offres clairs et détaillés ;
• Appliquer les procédures d’ouverture des plis et d’examination des offres décrites

Dans les dossiers d’appel d’offres ;

• Appliquer strictement les critères d’évaluation des dossiers d’appel d’offres ; et
• attribuer le marché au soumissionnaire ayant présenté l’Offre la plus conforme la

Moins élevée.

• éviter d’Introduire des procédures qui ne sont pas prescrites ;
• éviter Introduire des critères d’évaluation non justifiés ou subjectifs ; et
• Rejeter des offres sans justifier.

Session 5: Gestion du Contrat

• Organiser l’effort pour la gestion du contrat ; affecter un personnel bien formé et suffisant pour ce faire ;
• Superviser l’exécution du contrat ; anticiper et résoudre les disputes relatives à l’exécution du contrat ; modifier le contrat si nécessaire et essayer d’établir et appliquer la méthode la plus efficace et la moins coûteuse de règlement des litiges ;
• Tenir de bons registres de performance de chaque partie ; et
• Eviter les délais dans le paiement de l’entrepreneur.
• éviter Résilier le contrat sans accorder à l’entrepreneur la chance de régler toute défaillance ; et
• éviter de Sous-estimer l’importance d’une bonne communication entre les parties.

Session 6: Procédures de Contestation

 L’enjeu de cette Session est de sensibiliser les participants à la fonction délicate des procédures de contestation et de les mener à une profonde compréhension des procédures de contestation. Au terme de la session les participants devraient être capables :

– d’identifier les motifs de contestation ;

– d’identifier les parties qui contestent ;

– de reconnaître les fora pouvant recevoir les contestations ;

– de nommer les remèdes pour obtenir gain de cause ;

– de reconnaître l’importance d’une autorité indépendante d’examen des contestations, en plus de l’Autorité contractante ; et

– de développer des idées pour l’établissement d’une pareille autorité dans leur pays d’origine.

Adresse:

Immeuble Bella Vista , 2 eme étage  No 15 Bujumbura-Burundi

Tél: 69200600(WhatsApp)/ 61 600200(WhatsApp)

Fait à Bujumbura le 6/02/2025